La factura electrónica en España tiene dos obligaciones que conviene no mezclar:
1. Factura electrónica — Ley Crea y Crece
Es la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas entre empresas y profesionales. El Real Decreto 238/2026 se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026 y regula los requisitos técnicos, informativos y las plataformas de intercambio.
Plazos: El 17 de abril se somete a trámite el proyecto de Orden ministerial que regula la factura electrónica. Esta órden fija oficialmente el 1 de octubre de 2026 como fecha de entrada en vigor, momento a partir del cual comienzan a computarse los plazos de adaptación para empresas y profesionales:
- Empresas/profesionales con más de 8 millones € de volumen de operaciones: 12 meses después. Por lo tanto será obligatoria a partir del 1 de octubre de 2027.
- Resto de empresas, pymes y autónomos: 24 meses después. Y por tanto obligatoria desde el 1 de octubre de 2028.
La AEAT también desarrollará una aplicación o formulario gratuito para emitir facturas electrónicas y comunicar estados como pago completo, que deberá estar disponible antes del 1 de agosto de 2027.
2. VeriFactu / sistemas informáticos de facturación
Esto es distinto: afecta al software de facturación que uses.
La AEAT indica que los sistemas informáticos de facturación deberán estar adaptados:
- Entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades --> antes del 1 de enero de 2027
- Resto de obligados, incuídos muchos autónomos --> antes del 1 de julio de 2027
En la práctica
Si eres autónomo o pyme, deberías comprobar que tu programa de facturación cubra dos cosas:
- VeriFactu/SIF, para cumplir con Hacienda en 2027.
- Factura electrónica B2B, para emitir y recibir facturas estructuradas cuando empiece tu plazo.
Importante: un PDF enviado por email no será suficiente para la factura electrónica B2B; tendrá que ser una factura electrónica estructurada e interoperable dentro del sistema regulado. El Real Decreto también obliga a informar de estados como aceptación/rechazo y pago efectivo completo.
Vamos a ampliar un poco cada una de las dos obligaciones:
1. Factura electrónica obligatoria
Es la obligación de que las facturas entre empresas y profesionales se emitan, reciban y gestionen electrónicamente en un formato estructurado. Está regulada por el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. La AEAT resume que el decreto fija los requisitos técnicos, de información y de las plataformas de intercambio de facturas electrónicas.
A quién afecta
Afecta a operaciones B2B, es decir:
Operación ¿ Entra en la obligación?
Empresa → empresa Sí
Empresa → autónomo/profesional Sí
Autónomo → empresa Sí
Autónomo → autónomo/profesional Sí
Empresa/autónomo → consumidor final No, en principio no es B2B
Facturas a la Administración Pública Ya tienen su propio sistema, como FACe
La idea es que no baste con mandar un PDF por email. La factura tendrá que ser una factura electrónica estructurada, intercambiable entre plataformas y con información trazable sobre su estado.
2. Cuándo será obligatoria
El Real Decreto ya está aprobado, y la orden ministerial, que se encuentra en audiencia pública, fija el 1 de octubre como fecha de entrada en vigor.
A partir de la entrada en vigor de esa orden, los plazos serán:
- Empresas/profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones €: 12 meses. Por tanto será obligatoria el 1 de octubre de 2027
- Resto de empresas, pymes y autónomos: 24 meses. Obligatoria el 1 de octubre de 2028.
La AEAT lo indica expresamente: la aplicación efectiva se difiere 12 meses para quienes superen 8 millones de euros y 24 meses para el resto, contados desde la entrada en vigor de la orden ministerial correspondiente.
3. Qué cambia en la práctica
Hasta ahora muchas empresas y autónomos hacen esto:
- Generan una factura en PDF.
- La envían por email.
- El cliente la guarda o la contabiliza manualmente.
- El pago se controla aparte.
Con la factura electrónica B2B, el flujo será más parecido a esto:
- Se emite una factura en formato electrónico estructurado.
- Se envía mediante una plataforma privada o la solución pública.
- El destinatario la recibe en su sistema.
- Se informa del estado de la factura: aceptación, rechazo, pago, etc.
- La información puede usarse para controlar plazos de pago y morosidad.
El Real Decreto obliga a informar al emisor de estados como la aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo de la factura. También permite informar pagos parciales, rechazo parcial o cesión a terceros.
La comunicación del pago efectivo completo será obligatoria para los destinatarios de facturas electrónicas. El Real Decreto prevé que se informe en un plazo máximo de 4 días naturales desde la fecha efectiva de pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.
4. Plataformas: pública y privadas
Habrá dos grandes vías:
Solución pública
La AEAT desarrollará una aplicación o formulario gratuito para que empresarios y profesionales puedan emitir facturas electrónicas, generar información sobre estados de la factura y comunicar el pago.
Esta solución pública deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva del Real Decreto, es decir el 1 de agosto de 2027.
Plataformas privadas
También se podrán usar plataformas privadas de facturación electrónica, pero deberán cumplir requisitos técnicos: interoperabilidad, conexión con la solución pública, seguridad, confidencialidad, continuidad de negocio y capacidad para operar con los formatos admitidos. El BOE menciona, entre otros requisitos, la capacidad de intercambiar facturas en las sintaxis admitidas y de transformarlas entre formatos.
5. Diferencia con VeriFactu
Aquí suele haber mucha confusión.
Factura electrónica
Regula cómo se emiten, reciben e intercambian facturas entre empresas y profesionales.
VeriFactu / SIF
Regula cómo deben funcionar los programas de facturación para garantizar integridad, trazabilidad y control de los registros de facturación.
Los plazos de adaptación de los sistemas informáticos de facturación son distintos:
- Entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades -->Antes del 1 de enero de 2027
- Resto de obligados tributarios --> Antes del 1 de julio de 2027
La AEAT confirma estos nuevos plazos para adaptar los sistemas informáticos de facturación.
En resumen:
Tema Factura electrónica B2B VeriFactu / SIF
Qué regula Intercambio de facturas entre empresas/profesionales Software de facturación
Objetivo principal Digitalización, trazabilidad y control de pagos Integridad y trazabilidad fiscal de registros
Afecta a PDF por email Sí, el PDF no será suficiente como factura estructurada No es el foco principal
Fechas 12/24 meses desde orden ministerial pendiente 1 enero 2027 / 1 julio 2027
6. Qué debe hacer un autónomo
Para un autónomo pequeño, lo razonable es:
- Revisar el programa de facturación que usa actualmente.
- Preguntar al proveedor si estará adaptado a VeriFactu/SIF antes del 1 de julio de 2027.
- Preguntar si también permitirá emitir y recibir factura electrónica B2B.
- Evitar depender solo de Word, Excel o PDFs manuales.
- Tener bien identificados los datos fiscales de clientes y proveedores.
- Prepararse para gestionar estados de factura: aceptada, rechazada, pagada, etc.
Un autónomo que facture a consumidores finales puede verse menos afectado por la factura electrónica B2B, pero sí puede estar afectado por los requisitos de software de facturación.
7. Qué debe hacer una pyme
Para una pyme, el impacto es mayor porque normalmente emite y recibe muchas facturas B2B.
Recomendaciones prácticas:
Área Qué revisar
Software Que sea compatible con SIF/VeriFactu y factura electrónica B2B
Contabilidad Integración automática con facturas emitidas y recibidas
Clientes Saber qué plataforma usarán o si aceptarán la pública
Proveedores Prepararse para recibir facturas estructuradas
Tesorería Controlar vencimientos y comunicación de pagos
Administración Definir quién acepta/rechaza facturas y quién comunica pagos
8. ¿Sigue valiendo el PDF?
El PDF puede seguir existiendo como representación visual, pero no será suficiente por sí solo para cumplir la obligación B2B cuando sea aplicable. De hecho, el Real Decreto prevé una fase transitoria para grandes empresas en la que deberán acompañar las facturas electrónicas con un PDF legible durante los doce meses siguientes a la aplicación efectiva, salvo que el destinatario acepte recibirlas solo en formato original.
Esto confirma la idea clave: el PDF puede acompañar, pero la factura válida dentro del sistema será la estructurada.
9. Resumen
La factura electrónica en España será obligatoria para operaciones entre empresas y profesionales. Los grandes obligados el 1 de octubre de 2027; el resto, un año más tarde. Además, por separado, los programas de facturación deberán adaptarse a los requisitos SIF/VeriFactu antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto. Para una pyme o autónomo, lo más importante ahora es elegir o revisar un software que cubra ambas obligaciones: factura electrónica B2B y VeriFactu.
